1. Introduzione

K-EDU è una piattaforma online che permette di gestire e monitorare diverse attività. Viene utilizzato da insegnanti, studenti, genitori e personale amministrativo per accedere e aggiornare informazioni relative alla vita scolastica.

K-EDU permette alle segreteria scolastica di gestire efficientemente tutte le attività amministrative migliorando la qualità del servizio offerto e garantendo la sicurezza e la conformità alle normative vigenti.

I benefici offerti dal registro elettronico K-EDU sono molteplici

Accessibilità: Gli utenti possono accedere al registro da qualsiasi dispositivo connesso a internet.
Trasparenza: Aumenta la trasparenza nella gestione delle informazioni scolastiche, rendendole accessibili a genitori e studenti.
Efficienza: Riduce il tempo e gli errori associati alla gestione manuale dei registri cartacei.
Comunicazione: Migliora la comunicazione tra insegnanti, studenti e genitori.
Monitoraggio: Permette un monitoraggio continuo delle attività e delle performance degli studenti.
Interoperabilità: Garantisce l’integrazione con altri sistemi informatici utilizzati dalla scuola, come sistemi di gestione delle biblioteche, piattaforme di e-learning, e software di contabilità.
API e Import/Export Dati: Offre funzionalità di importazione ed esportazione dei dati per facilitare lo scambio di informazioni con altre applicazioni.

Dal punto di vista legale e di sicurezza, K-EDU garantisce:

Protezione dei Dati Personali: E’ conforme alle normative sulla protezione dei dati personali, come il GDPR in Europa. Questo include misure di sicurezza per proteggere i dati sensibili degli studenti e delle loro famiglie.
Autenticazione: Garantisce l’accesso sicuro tramite autenticazione (es. nome utente e password, autenticazione a due fattori).
Backup e Conservazione: I dati sono regolarmente sottoposti a backup e conservati in modo sicuro per garantire la loro disponibilità e integrità.
Crittografia: Utilizza tecnologie di crittografia per proteggere i dati
Accesso ai Dati: Prevede regole chiare e controlli su chi può accedere a quali informazioni, limitando l’accesso ai dati sensibili solo al personale autorizzato.

1.1. Gestione studenti

Affinché la segreteria scolastica possa gestire efficientemente tutte le attività amministrative legate agli studenti, migliorando la qualità del servizio offerto e garantendo la sicurezza e la conformità alle normative vigenti, K-EDU offre una serie di informazioni e funzionalità:

1.1.1. Anagrafica Studenti

Inserimento e aggiornamento dati: Permette di inserire e aggiornare i dati personali degli studenti, come nome, cognome, data di nascita, indirizzo, contatti dei genitori, ecc.
Gestione delle classi: Assegna gli studenti alle rispettive classi e sezioni, gestendo eventuali trasferimenti o cambi di classe.

1.1.2. Gestione delle Presenze

Registrazione delle presenze: Consente di vedere le presenze e le assenze giornaliere degli studenti.
Motivi delle assenze: Permette di specificare i motivi delle assenze (malattia, motivi familiari, ecc.) e gestire le richieste di giustificazione.

1.1.3. Gestione delle Valutazioni

Voti: Permette di prendere visione dei voti degli studenti per le varie materie e valutazioni (compiti, interrogazioni, esami).
Pagelle e certificati: Genera pagelle, certificati di frequenza, e altri documenti ufficiali relativi alle valutazioni degli studenti.

1.1.4. Comunicazioni e Avvisi

Invio di comunicazioni: Consente di inviare comunicazioni ufficiali ai genitori e agli studenti, come avvisi, circolari, e notifiche di eventi scolastici.
Gestione delle richieste: Gestisce le richieste dei genitori e degli studenti, come richieste di certificati, cambi di indirizzo, o appuntamenti con il personale scolastico.

1.1.5. Documentazione e Archiviazione

Archiviazione documenti: Permette di archiviare e gestire i documenti scolastici degli studenti, come certificati medici, autorizzazioni, e altri documenti rilevanti.
Ricerca e recupero: Fornisce funzionalità di ricerca avanzata per recuperare rapidamente i documenti e le informazioni degli studenti.

1.1.6. Gestione degli Esami e delle Prove

Organizzazione degli esami: Gestisce la pianificazione e l’organizzazione degli esami e delle prove di valutazione.
Registrazione dei risultati: Permette di registrare e analizzare i risultati degli esami, generando report dettagliati.

1.1.7. Funzionalità Amministrative

Convalida delle iscrizioni: in Italia, le iscrizioni scolastiche avvengono tramite il portale del Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca (MIUR), che centralizza e coordina il processo di iscrizione online. Tuttavia, una volta che le iscrizioni sono state completate tramite il MIUR, la segreteria scolastica ha una serie di compiti importanti per gestire e organizzare le informazioni relative agli studenti. Attraverso K-ERP la segreteria può verificare e convalidare le iscrizioni, richiedere e raccogliere documenti aggiuntivi necessari, organizzare e archiviare la documentazione raccolta.
Pagamento delle tasse: Gestisce il pagamento delle tasse scolastiche e altre spese, tenendo traccia dei pagamenti effettuati e delle somme dovute.

1.1.8. Analisi e Reportistica

Generazione di Report: Genera report dettagliati sulle presenze, le valutazioni, le iscrizioni e altre informazioni rilevanti.
Statistiche e Analisi: Fornisce strumenti di analisi per valutare l’andamento scolastico degli studenti e identificare eventuali problematiche o trend.

1.2. Gestione tutori/genitori

La piattaforma in cloud K-EDU migliora la comunicazione tra la scuola e le famiglie, facilita l’accesso alle informazioni accademiche e amministrative, e supporta il coinvolgimento attivo dei genitori nella vita scolastica dei loro figli

1.2.1. Anagrafica dei Tutori e dei Genitori

Inserimento e aggiornamento dati: Permette di inserire e aggiornare i dati personali dei tutori e dei genitori, come nome, cognome, indirizzo, contatti telefonici, email, e relazioni con gli studenti.
Gestione delle relazioni: Associa ogni tutore o genitore agli studenti di cui è responsabile, gestendo anche eventuali situazioni di affido congiunto o separato.

1.2.2. Comunicazioni e Notifiche

Invio di comunicazioni: Consente di inviare comunicazioni ufficiali ai genitori e tutori, come avvisi, circolari, notifiche di eventi scolastici e scadenze importanti.
Notifiche in tempo reale: Invia notifiche in tempo reale su assenze, ritardi, voti, compiti assegnati e altri aggiornamenti rilevanti.

1.2.3. Accesso ai Dati degli Studenti

Consultazione dati accademici: Permette ai genitori e tutori di accedere ai voti, alle pagelle, ai report di valutazione e ad altre informazioni accademiche dei loro figli.
Monitoraggio delle presenze: Consente ai genitori di monitorare le presenze e le assenze dei loro figli, compresi i motivi delle assenze.

1.2.4. Gestione dei Pagamenti

Monitoraggio dei pagamenti: Permette ai genitori di visualizzare e monitorare lo stato dei pagamenti delle tasse scolastiche e di altre spese, come gite scolastiche, attività extrascolastiche, ecc.
Pagamenti online: Consente ai genitori di effettuare pagamenti online attraverso il registro elettronico, semplificando il processo di pagamento.

1.2.5. Richieste e Autorizzazioni

Gestione delle richieste: Permette ai genitori di inviare richieste alla scuola, come richieste di certificati, giustificazioni di assenze, appuntamenti con i docenti, ecc.
Autorizzazioni digitali: Facilita la raccolta di autorizzazioni per gite scolastiche, partecipazione ad attività extracurriculari, e altre necessità scolastiche.

1.2.6. Accesso alla Documentazione

Download di documenti: Consente ai genitori di scaricare documenti ufficiali, come certificati di frequenza, pagelle, report di valutazione e altro materiale rilevante.
Archiviazione sicura: Archivia in modo sicuro i documenti e le comunicazioni tra la scuola e le famiglie.

1.2.7. Partecipazione e Coinvolgimento

Calendario degli eventi: Fornisce un calendario aggiornato con eventi scolastici, riunioni, colloqui con i docenti, e altre attività rilevanti.
Feedback e sondaggi: Consente alla scuola di raccogliere feedback e opinioni dai genitori attraverso sondaggi e questionari.

1.3. Gestione docenti

Per gestire in modo efficiente gli docenti, K-EDU offre alla segreteria informazioni e una serie di funzionalità avanzate:

1.3.1. Anagrafica Docenti

Inserimento e aggiornamento dati: Permette di inserire e aggiornare i dati personali dei docenti, come nome, cognome, data di nascita, indirizzo, contatti, titoli di studio e qualifiche professionali.
Assegnazione delle materie: Gestisce l’assegnazione dei docenti alle materie e alle classi.

1.3.2. Gestione Orario e Presenze

Creazione dell’orario: Facilita la creazione e la gestione dell’orario delle lezioni dei docenti, tenendo conto delle loro disponibilità e preferenze.
Registrazione delle presenze: Consente di registrare le presenze e le assenze dei docenti, inclusi i motivi delle assenze (malattia, permessi, ecc.).

1.3.3. Gestione delle Attività Didattiche

Piani di lezione: Permette ai docenti di caricare i piani di lezione e i materiali didattici.
Assegnazione compiti: Consente ai docenti di assegnare compiti e attività agli studenti, monitorando il completamento e i risultati.

1.3.4. Valutazioni e Feedback

Inserimento voti: Facilita l’inserimento dei voti e delle valutazioni degli studenti da parte dei docenti.
Commenti e feedback: Consente ai docenti di aggiungere commenti e feedback sui progressi degli studenti.

1.3.5. Comunicazioni e Collaborazione

Messaggistica interna: Fornisce una piattaforma per la comunicazione interna tra docenti, amministrazione e altri membri del personale scolastico.
Circolari e avvisi: Permette di inviare circolari e avvisi ufficiali ai docenti.

1.3.6. Documentazione e Archiviazione

Archiviazione documenti: Gestisce l’archiviazione di documenti relativi ai docenti, come certificati di partecipazione a corsi di formazione, valutazioni delle performance, ecc.
Ricerca e recupero: Fornisce strumenti di ricerca avanzata per recuperare rapidamente i documenti e le informazioni sui docenti.

1.3.7. Supporto Amministrativo

Gestione contratti: Facilita la gestione dei contratti dei docenti, inclusi i rinnovi e le scadenze.
Registrazione delle ore di lavoro: Consente di registrare e monitorare le ore di lavoro effettive dei docenti, inclusi straordinari e permessi.

1.3.8. Analisi e Reportistica

Generazione di report: Genera report dettagliati sulle presenze, le valutazioni, la formazione e altre informazioni rilevanti.
Analisi delle performance: Fornisce strumenti di analisi per valutare le performance dei docenti e identificare aree di miglioramento.

1.4. Gestione personale ATA

La gestione del personale ATA (Amministrativo, Tecnico e Ausiliario) è fondamentale per il buon funzionamento delle scuole. K-ERP offre una serie di funzionalità specifiche per gestire efficacemente questo personale. Di seguito, le principali funzionalità previste:

1.4.1. Anagrafica del Personale ATA

Inserimento e aggiornamento dati: permette di inserire e aggiornare i dati personali del personale ATA, come nome, cognome, data di nascita, indirizzo, contatti e dettagli contrattuali.
Ruoli e mansioni: Gestisce l’assegnazione dei ruoli e delle mansioni specifiche, come assistenti amministrativi, tecnici di laboratorio, bidelli, ecc.

1.4.2. Gestione delle Presenze e delle Assenze

Registrazione delle presenze: Consente di registrare le presenze giornaliere del personale ATA e di inviarli al sistema gestionale ufficiale.
Gestione delle assenze: Permette di registrare e gestire le assenze, specificando i motivi (malattia, permessi, ferie, ecc.) e gestendo le richieste di giustificazione.
Calcolo delle ore di lavoro: Monitora le ore di lavoro effettive, inclusi gli straordinari e i permessi.

1.4.3. Gestione dell’Orario di Lavoro

Creazione degli orari: Facilita la creazione e la gestione degli orari di lavoro del personale ATA, tenendo conto delle loro disponibilità e delle esigenze della scuola.
Turni e rotazioni: Gestisce i turni di lavoro e le rotazioni del personale, assicurando una copertura adeguata delle mansioni.

1.4.4. Documentazione e Archiviazione

Archiviazione documenti: Gestisce l’archiviazione di documenti relativi al personale ATA, come certificati medici, autorizzazioni, contratti di lavoro e valutazioni delle performance.
Ricerca e recupero: Fornisce strumenti di ricerca avanzata per recuperare rapidamente i documenti e le informazioni sul personale.

1.4.5. Formazione e Aggiornamento Professionale

Gestione corsi di formazione: Permette di organizzare e gestire corsi di formazione e aggiornamento per il personale ATA.
Monitoraggio partecipazione: Tiene traccia della partecipazione del personale ATA ai corsi di formazione e aggiornamento.

1.4.6. Supporto Amministrativo

Gestione contratti: Facilita la gestione dei contratti di lavoro, inclusi i rinnovi e le scadenze.
Elaborazione stipendi: Si integra con il sistema di contabilità per gestire l’elaborazione degli stipendi e dei compensi.

1.4.7. Comunicazioni e Collaborazione

Messaggistica interna: Fornisce una piattaforma per la comunicazione interna tra il personale ATA, l’amministrazione e altri membri del personale scolastico.
Circolari e avvisi: Permette di inviare circolari e avvisi ufficiali al personale ATA.

1.4.8. Analisi e Reportistica

Generazione di report: Genera report dettagliati sulle presenze, le assenze, la formazione e altre informazioni rilevanti.
Analisi delle performance: Fornisce strumenti di analisi per valutare le performance del personale ATA e identificare aree di miglioramento.

1.5. Gestione personale della Segreteria

La gestione del personale della segreteria scolastica è cruciale per garantire l’efficienza e l’organizzazione all’interno dell’istituto. Anche in questo caso, K-ERP offre funzionalità specifiche per amministrare in modo efficace le attività e le informazioni del personale amministrativo. Ecco le principali funzionalità previste:

1.5.1. Anagrafica del Personale di Segreteria

Inserimento e aggiornamento dati: Permette di inserire e aggiornare i dati personali del personale di segreteria, come nome, cognome, data di nascita, indirizzo, contatti e dettagli contrattuali.
Ruoli e responsabilità: Gestisce l’assegnazione dei ruoli e delle responsabilità specifiche all’interno della segreteria (es. segretario scolastico, addetto alle comunicazioni, responsabile amministrativo, ecc.).

1.5.2. Gestione delle Presenze e delle Assenze

Registrazione delle presenze: Consente di registrare le presenze giornaliere del personale di segreteria e di inviarle al sistema di riferimento SIDI.
Gestione delle assenze: Permette di registrare e gestire le assenze, specificando i motivi (malattia, permessi, ferie, ecc.) e gestendo le richieste di giustificazione.
Calcolo delle ore di lavoro: Monitora le ore di lavoro effettive, inclusi gli straordinari e i permessi.

1.5.3. Gestione dell’Orario di Lavoro

Pianificazione degli orari: Facilita la pianificazione e la gestione degli orari di lavoro del personale di segreteria, tenendo conto delle loro disponibilità e delle esigenze dell’istituto.
Turni e rotazioni: Gestisce i turni di lavoro e le rotazioni, garantendo la copertura delle necessità amministrative.

1.5.4. Documentazione e Archiviazione

Archiviazione documenti: Gestisce l’archiviazione di documenti relativi al personale di segreteria, come certificati medici, autorizzazioni, contratti di lavoro e valutazioni delle performance.
Ricerca e recupero: Fornisce strumenti di ricerca avanzata per recuperare rapidamente i documenti e le informazioni sul personale.

1.5.5. Formazione e Aggiornamento Professionale

Gestione corsi di formazione: Permette di organizzare e gestire corsi di formazione e aggiornamento per il personale di segreteria.
Monitoraggio partecipazione: Tiene traccia della partecipazione ai corsi di formazione e aggiornamento, facilitando il miglioramento continuo delle competenze.

1.5.6. Supporto Amministrativo

Gestione contratti: Facilita la gestione dei contratti di lavoro, inclusi i rinnovi e le scadenze.
Elaborazione stipendi: Integra con il sistema di contabilità per gestire l’elaborazione degli stipendi e dei compensi.

1.5.7. Comunicazioni e Collaborazione

Messaggistica interna: Fornisce una piattaforma per la comunicazione interna tra il personale di segreteria, l’amministrazione e altri membri del personale scolastico.
Circolari e avvisi: Permette di inviare circolari e avvisi ufficiali al personale di segreteria, mantenendolo informato su procedure, scadenze e eventi rilevanti.

1.5.8. Analisi e Reportistica

Generazione di report: Genera report dettagliati sulle presenze, le assenze, la formazione e altre informazioni rilevanti per il personale di segreteria.
Analisi delle performance: Fornisce strumenti di analisi per valutare le performance e l’efficienza del personale, identificando eventuali necessità di miglioramento o riorganizzazione.